In der aktuellen März-Ausgabe des Magazins netzwoche durfte VoIP-One sich mit einem Fachartikel zum Thema UCC beteiligen.
Was ist Unified Communications and Collaboration oder kurz UCC?
Der Begriff Unified Communications and Collaboration beschreibt eine breite Palette an Softwarekomponenten. Diese sollen die Zusammenarbeit in einer Gruppe oder Firma vereinfachen und verbessern, auch wenn die Gruppenmitglieder verteilt sind auf verschiedene Firmenstandorte oder Homeoffices.
In unserem Blog-Post auf https://www.voipone.ch/ucc-alternativen finden Sie einen umfassenden Fachartikel zu diesem Thema.
Wie können Unternehmen davon profitieren?
Einen grossen Nutzen aus Unified Communications and Collaboration ziehen Unternehmen, deren Mitarbeiter an verteilten Firmenstandorten und/oder über Homeoffices zusammenarbeiten. Durch die Software Tools werden räumliche Distanzen aufgehoben und es wird mehr Flexibilität geschaffen. Die Beteiligten kommunizieren über verschieden Kanäle wie Telefon, Video oder Chat. Aufgaben werden bearbeitet, als sässen die beteiligten Mitarbeiter gemeinsam an einem Tisch, auch wenn sie sich auf verschiedenen Kontinenten befinden. Kleinere Firmen, bei denen sich alle Mitarbeiter gemeinsam in einem Raum befinden, profitieren hingegen nur von einem Teil der Softwarekomponenten.
Was ist Unified Messaging?
Bei Unified Messaging stehen dem Benutzer unterschiedliche Kommunikationsmittel zur Verfügung. Er kommuniziert über verschiedene Medien (Text, Audio, Video) und über verschiedene Geräte (Smartphone, VoIP-Telefon, Software-Client).
Die Kunst besteht darin, die Nachrichten optimal zuzustellen. Abhängig vom Kontext des Benutzers. Ist der Mitarbeiter aktuell unterwegs und kann nur per Chat auf seinem Smartphone erreicht werden? Ist der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz und telefonisch erreichbar? Ist er in einem Meeting?
Für diesen Zweck nutzt ein UCC-System verschiedene Statusinformationen des Benutzers, wie seinen aktuellen Standort, seinen Kalender oder sein aktuell verwendetes Gerät. Auf der Basis dieser Informationen kann es automatisiert Nachrichten über den bevorzugten Kanal an den Benutzer zustellen. Alternativ können seinen Kollegen diese Statusinformationen einsehen und selbstständig den optimalen Kommunikationskanal auswählen.
Nachteile von Unified Communications and Collaboration
Auf dem Softwaremarkt gibt es einige teure All-in-one-Lösungen. Die Anzahl der Produkte ist aber sehr überschaubar. Solche Systeme erreichen schnell eine hohe Komplexität, sie sind teuer und die Einführung kann, neben sehr hohen Kosten, auch Abhängigkeiten von einem Anbieter nach sich ziehen. So ist es nicht verwunderlich, dass laut einer Untersuchung von MSM Research aus dem Jahr 2014 fast ein Drittel (31,8 Prozent) der befragten Schweizer Unternehmen kein Interesse an der Einführung einer vollumfassenden UCC-Lösung zeigten.
Einzelkomponenten vs. All-in-one-Lösung
Eine alternative Lösung wäre die Kombination mehrerer Einzelkomponenten und dürfte für die oben genannten Unternehmen daher besonders interessant sein. Es gibt eine wesentlich grössere Marktvielfalt an einzelnen UCC-Komponenten als an Komplettlösungen. Ein Unternehmen kann sich auf die von ihm benötigten Komponenten beschränken und diese schrittweise einführen. Auf diese Weise können sich auch die Mitarbeiter an die neuen technischen Möglichkeiten gewöhnen und erkennen rasch die Vorteile für den Geschäftsalltag.
Legen Sie als Beispiel eine beliebige, bestehende Telefonielösung zugrunde. Kombinieren Sie diese mit einer modernen Messaging-Lösung, die auf dem offenen XMPP-Protokoll basiert. So erweitern Sie Ihre bestehende Infrastruktur innerhalb kürzester Zeit um Präsenzinformationen, Desktop-Sharing, File-Sharing und Chat.
Die am häufigsten genutzten Unified Communications and Collaboration Funktionen
Eine komplette UCC-Lösung besteht im Wesentlichen aus vier Komponenten:
- Medienintegration
Die Kommunikation der Mitarbeiter über mehrere Kanäle wie Telefon, Chat oder Videotelefonie. - Präsenzinformation
Die Anzeige, ob ein Mitarbeiter gerade telefonisch erreichbar ist. - Kontextintegration
Ein eingehender Anruf löst automatisch das Öffnen eine Kundenkartei aus. - Kooperation
Die Fernfreigabe eines Bildschirminhalts zum gemeinsamen Bearbeiten eines Dokuments.
Die bekanntesten Produkte zum Thema Unified Communications and Collaboration
Als Alternativen zu Lync/Skype for Business oder WebEx bieten sich spezialisierte Werkzeuge an wie Hip Chat, Skitch, Dropbox oder Google Calendar.
Als Komponente für die Kooperation von Mitarbeitern setzen wir bei uns seit einiger Zeit eine kostenlose Software für «Anmerkungen» auf Bildschirminhalten ein. Wir haben an dieser Stelle das Produkt «Skitch» vom bekannten Hersteller Evernote im Einsatz. Diese Software wurde in unseren Augen so benutzerfreundlich konzipiert, dass wir Notizen auf beliebigen Dokumenten wirklich schneller mit anderen teilen können, als würden wir diese mittels Stift und Papier austauschen.
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