Microsoft Lync und Skype for Business
Was ist Microsoft Lync bzw. Skype for Business?
Microsoft Lync ist eine proprietäre Software aus dem Bereich “Unified Communications and Collaboration”. Es ermöglicht die Kommunikation innerhalb von einem Unternehmen über verschiedene Medien-Kanäle wie Telefon, Video oder Chat. Es unterstützt die Mitarbeiter bei der flexiblen Zusammenarbeit.
Skype for Business ist der neue Name von Microsoft Lync. 2011 wurde Skype von Microsoft gekauft und in diesem Jahr wurde eine einheitliche Produktbezeichnung eingeführt.
Funktionen von Lync bzw. Skype for Business
- IP-Telefonie
- Instant Messaging (Chat)
- Präsenzanzeige
- Videokonferenz
- Desktop-Sharing
- File-Sharing
Unterschied Microsoft Lync und Skype for Business
Zum aktuellen Zeitpunkt (Dez. 2015) sind sich Lync und Skype for Business sehr ähnlich. Es wurde im Wesentlichen der Name geändert. Der Client für den Endbenutzer wurde im Aussehen und Handling dem Produkt Skype angenähert. Unter Mac OS X ist zum aktuellen Zeitpunkt sogar nach wie vor nur der alte Lync Client verfügbar.
Auf dieser Seite von Microsoft sehen Sie die Unterschiede detailliert aufgeführt: Layout-Änderungen Lync vs. Skype for Business
Seit Kurzem ist es ausserdem möglich, dass vom Skype for Business Client aus auch private Skype-Kontakte angeschrieben werden können. Der Funktionsumfang zwischen privatem und business Skype ist allerdings noch eingeschränkt. Gruppenchats, Video-Telefonie mit dem Mac und Desktop-Sharing sind noch nicht plattformübergreifend möglich. (Quelle: Microsoft)
Was ist Unified Communications and Collaboration (kurz UCC)?
Der Begriff “Unified Communications” bedeutet übersetzt in etwa “Vereinheitlichte Kommunikation”. Collaboration bedeutet auf Deutsch “Zusammenarbeit”. Unter dem gesamten Titel UCC werden Software-Lösungen zusammengefasst, welche es Mitarbeitern von Unternehmen mit verteilten Standorten ermöglichen, optimal zusammenzuarbeiten.
VoIP-One orientiert sich mit seinem Slogan “Telefon- und Kommunikationslösungen für flexible Arbeitswelten” sehr nah an diesem Thema. Es geht uns darum, dass wir Ihnen langfristig Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie über den Bildschirm noch besser mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können, als wenn Sie an einem Tisch sitzen würden.
Wir leben den Gedanken auch selbst tagtäglich und möchten Ihnen in diesem Artikel einen tieferen Einblick darin geben, wie Sie z.B. vom Home-Office aus optimal mit anderen zusammenarbeiten können. Dabei stellen wir Ihnen Tools vor, welche zu grossen Teilen frei über das Internet bezogen werden können. Diese sind insbesondere auch für kleine Unternehmen sehr interessant.
Man kann das Thema UCC in einigen Unterkategorien weiter herunterbrechen, welche wir nachfolgend vorstellen.
UCC Komponenten
Der Benutzer hat unterschiedliche Kommunikationsmittel zur Verfügung. Er kommuniziert über verschiedene Medien (Text, Audio, Video) und über verschiedene Geräte (Smartphone, VoIP-Telefon, Software-Client).
Die Kunst besteht darin, die Nachrichten optimal zuzustellen. Abhängig vom Kontext des Benutzers. Ist der Mitarbeiter aktuell unterwegs und kann nur per Chat auf seinem Smartphone erreicht werden? Ist der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz und telefonisch erreichbar? Ist er in einem Meeting?
Für diesen Zweck nutzt ein UCC-System verschiedene Statusinformationen des Benutzers. Z.B. seinen aktuellen Standort, seinen Kalender, sein aktuell verwendetes Gerät. Auf der Basis dieser Informationen kann es automatisiert Nachrichten über den bevorzugten Kanal an den Benutzer zustellen. Alternativ können seinen Kollegen diese Statusinformationen einsehen und selbständig den optimalen Kommunikationskanal auswählen.
Beispiele
- Kalender
- Befindet sich der Benutzer in einem Meeting, in den Ferien oder ist er erreichbar?
- Verwendetes Gerät
- Ist der Benutzer an seinem Desktop-Computer oder unterwegs auf seinem Smartphone angemeldet?
- Ist der Benutzer an seinem Desktop-Computer oder unterwegs auf seinem Smartphone angemeldet?
- Status des verwendeten Geräts
- Befindet sich der Computer des Benutzers in aktiver Benutzung, im Ruhezustand oder wurde er seit einigen Minuten nicht mehr bedient?
- Befindet sich das Tischtelefon des Benutzers in einem aktiven Gespräch, geht ein Anruf für dieses Telefon ein oder wurde es auf lautlos gestellt?
- Ort des Benutzers
- Ist der Benutzer aktuell im Büro, unterwegs auf Reisen oder im Home-Office?
- Manueller Statustext
- Gibt es detailliertere Informationen vom Mitarbeiter wie z.B. “Kaffeepause” oder “Bitte nicht stören”?
- Gibt es detailliertere Informationen vom Mitarbeiter wie z.B. “Kaffeepause” oder “Bitte nicht stören”?
Die Kontextintegration beschreibt die Verschmelzung von Kommunikationspartner und Anwendung.Man kann diese Verschmelzung weiter unterteilen…
Von der Anwendung zum Kommunikationspartner
Zu welchen Personen kann ich aus der aktuellen Software-Anwendung heraus Kontakt aufnehmen?
Einige Beispiele dazu:
- Im geöffneten Outlook-Kontakt möchte ich per Mausklick den Kontakt anrufen.
- Ich arbeite gerade an einer Tabellenkalkulation. Welche Person hat noch an dem aktuellen Dokument gearbeitet? Ist gerade ein weiterer Kollege in diesem Dokument aktiv? Welchen Text bearbeitet mein Kollege gerade? Welche Änderungen wurden in der letzten Stunde von wem durchgeführt?
Vom Kommunikationspartner zur Anwendung
Welche Anwendung bzw. welche Daten passen zu der Person, welche gerade Kontakt zu mir aufnimmt?
Einige Beispiele dazu:
- Bei einem eingehenden Anruf wird automatisch die Kundenkartei des Anrufers in meinem CRM-System geöffnet.
- Zum eingehenden Anruf werden ergänzende Informationen abgerufen. Z.B. der Name des Anrufers aus einem Online-Telefonbuch.
Nachdem Sie wissen, ob Ihr Gesprächspartner gerade erreichbar ist und über welchen Kanal Sie Kontakt mit ihm aufnehmen, fehlt noch die Möglichkeit der Zusammenarbeit. Wünschenswert sind technische Werkzeuge, die räumliche Grenzen verschwimmen lassen. Was wäre, wenn Sie genau so gut interagieren können, wie wenn Sie gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner an einem Tisch sitzen würden? Vielleicht sogar noch besser?
Es stehen heute Möglichkeiten zur Verfügung, welche genau dieses Ziel verfolgen. Und es gibt Tools, welche in unseren Augen in manchen Situationen wirklich besser funktionieren, als würde man gemeinsam vor einem Blatt Papier oder einem gemeinsamen Bildschirm sitzen. Der direkte, persönliche Kontakt wird in unseren Augen niemals ersetzbar werden. Aber es gibt heute Möglichkeiten, die Sie in der Zusammenarbeit flexibler machen.
Werkzeuge zur Kooperation
- Desktop-Sharing: Ein Mitarbeiter gibt seinen Bildschirm einem anderen Mitarbeiter frei. Beide greifen auf den gleichen Computer zu und arbeiten abwechselnd an einem Dokument. Desktop-Sharing ist relativ ressourcen-hungrig und funktioniert nicht immer in alle Richtungen. Z.B. können Sie aufgrund von Systemeinschränkungen einem anderen Mitarbeiter heute keinen Zugriff auf Ihr iPad geben. Der umgekehrte Weg funktioniert aber.
- Annotations (Anmerkungen): Sie machen Anmerkungen und Markierungen auf Ihrem Bildschirm und senden diese anschliessend an ihren Gesprächspartner. Ungefähr so, wie wenn Sie mit einem Filzstift auf einem Flipchart arbeiten würden. Diese Methode ist in vielen Fällen ein sehr guter Ersatz für ein vollständiges Desktop-Sharing. Es ist auf wesentlich mehr Geräten realisierbar.
- File-Sharing: Gemeinsamer Zugriff auf Dateien von unterschiedlichen Standorten aus.
- Mehrbenutzer-Office-Tools: Sie verwenden Optionen zur Zusammenarbeit direkt in einer Anwendung. Z.B. arbeiten Sie gleichzeitig an einem Brief. Der grosse Unterschied zum Desktop-Sharing: Sie arbeiten zeitgleich am gleichen Dokument! Sie müssen sich nicht bei der Bedienung der Tastatur abwechseln. Sie sehen, wo Ihr Gesprächspartner gerade das Dokument bearbeitet.
- Web-Software im Allgemeinen: Grundsätzlich macht Sie heute nahezu jede webbasierte Software unabhängig vom Einsatzort und völlig flexibel in der Zusammenarbeit. So können Sie gemeinsam ToDo-Listen pflegen und Projektplanungen durchführen. Alles in Ihrem Webbrowser. Web-Software ist daher ein entscheidender Faktor für die Kooperation in unseren modernen, flexiblen Arbeitswelten.
UCC Software – Microsoft Lync und Skype for Business Alternativen
In diesem Artikel möchten wir unser Augenmerk auf Lösungen richten, welche günstig (teilweise gratis) im Internet verfügbar sind und sich so besonders für kleinere Unternehmen eignen. Wir möchten Sie aufmerksam machen auf Tools, welche uns selbst den Alltag extrem erleichtert haben und welche ohne grosse Aufwändungen in Betrieb genommen werden können.
Gemäss einem Artikel in der Netzwoche schrecken viele Unternehmen vor einer umfassenden All-in-One-Lösung zurück: Netzwoche-Artikel vom 24.02.2014
Die nachfolgend vorgestellten Lösungen machen Sie flexibler und sind unabhängig von einander einsetzbar.
UCC muss nicht einhergehen mit einer umfassenden All-in-One-Lösung
- VoIP-One PBX, VoIP-One GmbH, Schweiz
- VoIP-One PBX, VoIP-One GmbH, Schweiz
- HipChat, Atlassian, USA
- Google-Calendar, Google, USA
- VoIP-One PBX, VoIP-One GmbH, Schweiz
- HipChat, Atlassian, USA
- join.me, LogMeIn Inc., USA
- VoIP-One PBX (CTI-Client und Online-Telefonbuch), VoIP-One GmbH, Schweiz
Alternative UCC Software im Detail
Nach der Produktauflistung in den einzelnen UCC-Disziplinen, möchten wir die einzelnen Produkte mit ihren jeweiligen Stärken detailliert vorstellen.
VoIP-One PBX
Beschreibung: VoIP-Telefonanlage auf Basis offener Technologien wie dem SIP-Protokoll. Verfügbar als Cloud-Lösung. Übernimmt das Management Ihrer Business-Telefonie.
UCC-Disziplinen: Telefonieren und Video-Telefonie über Tischtelefone, Funktelefone, Softphones und Smartphones. Kontextintegration über den CTI-Client und automatische Auflösung von Anrufernamen über das Online-Telefonbuch tel.search.ch. Präsenzanzeige von Mitarbeitern, welche im Gespräch sind oder “bitte nicht stören” auf ihrem Telefon aktiviert haben. Anzeige von Anrufen auf der eigenen Telefon-Tastatur, welche für Arbeitskollegen eingehen.
Kosten: Ab CHF 7.00 / Nebenstelle / Monat
HipChat
Beschreibung: Instant-Messaging-Client für Unternehmen auf Basis offener Technologien wie dem XMPP-Protokoll und Integrationen für zahlreiche Dritt-Software wie Asana oder Facebook.
UCC-Disziplinen: Private und Gruppen-Chats innerhalb vom Unternehmen. Detaillierte Präsenzanzeige inkl. Standort (Desktop oder Smartphone), individuellem Text-Status, Zustand des PCs (Ruhezustand). File-Sharing mit den Unternehmens-Kontakten. Desktop-Sharing und Video-Konferenzen mit den Unternehmens-Kontakten. Integration von Daten aus anderen Software-Anwendungen. Sehr plattformunabhängig und nutzbar auf sämtlichen Betriebssystemen als Desktop-, Mobile- und Web-Applikation.
Wir haben dieses Produkt selbst mit viel Freude im Einsatz, da es extrem übersichtlich gestaltet ist und innerhalb weniger Minuten in Betrieb genommen werden kann. Das Produkt kann neben einer Cloud-Version auch als interner Server im Unternehmen betrieben werden, wenn Sie Ihre Daten nicht im Ausland abgelegt haben möchten.
Kosten:
CHF 0.00 / Benutzer ohne Video und Desktopsharing.
CHF 2.00 / Benutzer / Monat inkl. Video und Desktopsharing.
Skitch
Beschreibung: Extrem benutzerfreundliche Software für Anmerkungen direkt auf dem Computer-Bildschirm.
UCC-Disziplinen: Anmerkungen (Annotations) auf dem Bildschirm auf eine so simple Art und Weise gelöst, dass Sie schneller sind als mit Stift und Papier an einem gemeinsamen Schreibtisch. 1 Mausklick, um einen Bildschirmausschnitt auszuwählen. Ein Mausklick für die Anmerkung. Ein Mausklick zum Versenden aus jeder Anwendung heraus. Ohne Abspeichern und öffnen von Screenshot-Dateien irgendwo in Ihrem Dateisystem. Das Bedienkonzept ist unserer Meinung nach derart innovativ, dass es sogar das Desktop-Sharing in den meisten Fällen überflüssig macht. Hinzu kommt, dass die Software sogar auf mobilen Geräten wie iPhone oder iPad funktioniert. Eine Software, die wir auf keinem Gerät mehr missen möchten!
Kosten: Gratis
Google Calendar
Beschreibung: Ein umfangreicher Online-Kalender, welcher auf verschiedensten Plattformen (Windows, Mac, Mobile, Web) eingebunden werden kann. Freigabe von Kalender-Daten für andere Mitarbeiter.
UCC-Disziplinen: Präsenzanzeige auf Basis von Kalenderdaten. Zeigen Sie Ihren Kollegen über die Freigabeoptionen, wann Sie in einem Meeting besetzt oder in den Ferien sind. Diese können so z.B. bei eingehenden Anrufen von Kunden direkt informieren, wann Sie wieder verfügbar sind.
Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer
Dropbox
Beschreibung: Online-Speicher mit zahlreichen Möglichkeiten zur schnellen Freigabe von Dateien.
UCC-Disziplinen: Komfortables File-Sharing zwischen mehreren Benutzern. Mit wenigen Klicks haben Sie Dateien und Ordner für zusätzliche Personen freigegeben. So können Sie beispielsweise sehr effizient gemeinsam auf Dateien und Bilder zugreifen. Man kann Dropbox auch beschreiben als einen USB-Stick, auf den über das Internet alle Personen zugreifen können, welche wir dazu eingeladen haben.
Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer
Google Docs
Beschreibung: Das Office-Paket von Google. Inklusive Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen. Direkt in Ihrem Webbrowser und als Apps für mobile Geräte.
UCC-Disziplinen: Als Mehrbenutzer-Office-Tool können Sie jederzeit mit mehreren Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Sie sehen, wer gerade alles online am Dokument arbeitet und können sich live austauschen. Sie müssen nie mehr fragen: Hast Du die Datei noch geöffnet? Hast Du Deine Ergänzungen bereits abgespeichert? Kann ich die Datei weiterbearbeiten? Die Google-Anwendungen sind kompatible mit Microsoft Office. So können Sie z.B. Excel-Dateien importieren und exportieren.
Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer
www.google.ch/intl/de/docs/about/
slack
Beschreibung: Ähnlich wie HipChat ein Instant-Messaging-Client für Unternehmen, welcher zahlreiche externe Dienste in die Chatplattform integriert. Das Ziel der Plattform ist es, eine zentrale Schnittstelle für alle Informationen im Unternehmen zu schaffen. Wir haben uns aktuell für HipChat entschieden, da slack in unseren Augen weniger übersichtlich ist und vor allem wesentlich weniger Möglichkeiten bei der Präsenzstatus-Anzeige bietet. Zum aktuellen Zeitpunkt (Dez. 2015) sind Video und Desktop-Sharing ausserdem noch nicht vollständig verfügbar.
UCC-Disziplinen: Private und Gruppen-Chats innerhalb vom Unternehmen. File-Sharing zwischen den Kontakten. Rudimentäre Präsenzanzeige. Integration von Daten aus anderen Software-Anwendungen.
Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer
join.me
Beschreibung: Innovative Plattform für Video-Konferenzen und Desktop-Sharing. Uns gefällt ganz besonders die Darstellung der einzelnen Teilnehmer bei Video-Konferenzen mit mehreren Personen. Auch ist das Einladen von Personen zu einer Video-Konferenz wahnsinnig effizient gelöst, so dass man sehr schnell starten kann.
UCC-Disziplinen: Video-Konferenzen und Desktop-Sharing.
Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer
Zusatz: Web-Software
Die nachfolgenden Lösungen lassen sich nicht direkt als UCC-Software bezeichnen. Als webbasierte Software-Lösung mit starkem Focus auf standortunabhängige Zusammenarbeit erleichtern diese Tools trotzdem extrem unseren Büro-Alltag. Daher möchten wir Ihnen diese als kleinen Zusatz vorstellen. Ein Blick darauf lohnt sich in jedem Fall.
Trello
Beschreibung: Vereinfacht gesagt bietet Trello webbasierte “ToDo”-Listen. Es ist als Web- und Mobile-Software verfügbar und integriert zahlreiche externe Plattformen wie Dropbox.
(UCC)-Disziplinen: Trello bietet im Bereich der Kooperation eine wunderbare Möglichkeit, um mit verteilten Teams gemeinsam Projekte zu verwalten. Mit Hilfe der “Boards”, “Listen” und “Karten” können Sie all Ihre Aufgaben organisieren und mit Team-Mitgliedern teilen. Trello informiert Sie per E-Mail über Änderungen. So sehen Sie z.B., wenn ein anderes Team-Mitglied eine neue Aufgabe für Sie hinzugefügt hat. Sie sehen, wer gerade an was arbeitet. Sie können ausserdem mit Checkllisten, Bildern und Dateien arbeiten. So reduziert Trello den Kommunikations-Bedarf via E-Mail, Chat oder Telefon massiv. Es ist als Projekt-Management-Tool für agile Projekte sehr gut geeignet. Dank der Mobile-Apps ist es auch für das Brainstorming in kreativen Momenten fern ab vom Arbeitsplatz optimal geeignet.
Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer
bexio
Beschreibung: bexio ist eine webbasierte Auftragsverwaltung für Schweizer KMU.
(UCC)-Disziplinen: Produkte erfassen, Offerten schreiben, Rechnungen ausstellen. Kinderleicht über eine ortsunabhängige Webanwendung und gemeinsam mit Ihren Team-Mitgliedern (Kooperation). All dies ermöglicht bexio vor allem Kleinunternehmen und schon ab 1 Mitarbeiter. Wir nutzen die Software seit vielen Jahren und haben uns dafür entschieden, weil wir unabhängig von Betriebssystemen sein wollten und keine Zeit hatten, uns um Backups und Server für eine grössere Auftragsverwaltung zu kümmern. Darüber hinaus empfanden wir die Software als so benutzerfreundlich, dass keinerlei Schulung notwendig war. Heute wissen wir unter anderem zu schätzen, dass wir mit mehreren Personen gleichzeitig an Offerten arbeiten können.
Kosten: Ab CHF 29.00 / Monat
Fazit
Sieht man sich die Liste der UCC-Tools in den unterschiedlichen Kategorien genauer an, so fällt auf, dass die meisten Funktionalitäten mit einigen wenigen Tools abgedeckt werden können. So erhält man eine alternative UCC-Lösung beispielsweise aus dieser Kombination:
- VoIP-One PBX für Telefonie, Video-Telefonie, Kontextintegration.
- HipChat für Chat, Desktop-Sharing, Präsenzinformationen, File-Sharing.
- Skitch für den grössten Teil der im Büroalltag benötigten Kooperation und Interaktion.
So erhalten Sie in jedem Bereich ein Produkt, welches voll auf die jeweilige Aufgabe spezialisiert ist. Trotzdem ergänzen sich die Produkte optimal, sind innerhalb kürzester Zeit in Betrieb genommen und auf verschiedensten Geräte-Plattformen vollwertig nutzbar. Kostengünstig und nachhaltig.
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