Microsoft Lync und Skype for Business

UCC Lync und Skype for Business Logos

Was ist Microsoft Lync bzw. Skype for Business?

Microsoft Lync ist eine proprietäre Software aus dem Bereich “Unified Communications and Collaboration”. Es ermöglicht die Kommunikation innerhalb von einem Unternehmen über verschiedene Medien-Kanäle wie Telefon, Video oder Chat. Es unterstützt die Mitarbeiter bei der flexiblen Zusammenarbeit.

Skype for Business ist der neue Name von Microsoft Lync. 2011 wurde Skype von Microsoft gekauft und in diesem Jahr wurde eine einheitliche Produktbezeichnung eingeführt.

Funktionen von Lync bzw. Skype for Business

  • IP-Telefonie
  • Instant Messaging (Chat)
  • Präsenzanzeige
  • Videokonferenz
  • Desktop-Sharing
  • File-Sharing

Unterschied Microsoft Lync und Skype for Business

UCC Lync vs. Skype for Business MacZum aktuellen Zeitpunkt (Dez. 2015) sind sich Lync und Skype for Business sehr ähnlich. Es wurde im Wesentlichen der Name geändert. Der Client für den Endbenutzer wurde im Aussehen und Handling dem Produkt Skype angenähert. Unter Mac OS X ist zum aktuellen Zeitpunkt sogar nach wie vor nur der alte Lync Client verfügbar.

Auf dieser Seite von Microsoft sehen Sie die Unterschiede detailliert aufgeführt: Layout-Änderungen Lync vs. Skype for Business

Seit Kurzem ist es ausserdem möglich, dass vom Skype for Business Client aus auch private Skype-Kontakte angeschrieben werden können. Der Funktionsumfang zwischen privatem und business Skype ist allerdings noch eingeschränkt. Gruppenchats, Video-Telefonie mit dem Mac und Desktop-Sharing sind noch nicht plattformübergreifend möglich. (Quelle: Microsoft)

 

 

 


 

 

Was ist Unified Communications and Collaboration (kurz UCC)?

UCC AlternativenDer Begriff “Unified Communications” bedeutet übersetzt in etwa “Vereinheitlichte Kommunikation”. Collaboration bedeutet auf Deutsch “Zusammenarbeit”. Unter dem gesamten Titel UCC werden Software-Lösungen zusammengefasst, welche es Mitarbeitern von Unternehmen mit verteilten Standorten ermöglichen, optimal zusammenzuarbeiten.

VoIP-One orientiert sich mit seinem Slogan “Telefon- und Kommunikationslösungen für flexible Arbeitswelten” sehr nah an diesem Thema. Es geht uns darum, dass wir Ihnen langfristig Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie über den Bildschirm noch besser mit Ihren Kollegen zusammenarbeiten können, als wenn Sie an einem Tisch sitzen würden.

Wir leben den Gedanken auch selbst tagtäglich und möchten Ihnen in diesem Artikel einen tieferen Einblick darin geben, wie Sie z.B. vom Home-Office aus optimal mit anderen zusammenarbeiten können. Dabei stellen wir Ihnen Tools vor, welche zu grossen Teilen frei über das Internet bezogen werden können. Diese sind insbesondere auch für kleine Unternehmen sehr interessant.

Man kann das Thema UCC in einigen Unterkategorien weiter herunterbrechen, welche wir nachfolgend vorstellen.

UCC Komponenten

Der Benutzer hat unterschiedliche Kommunikationsmittel zur Verfügung. Er kommuniziert über verschiedene Medien (Text, Audio, Video) und über verschiedene Geräte (Smartphone, VoIP-Telefon, Software-Client).

Die Kunst besteht darin, die Nachrichten optimal zuzustellen. Abhängig vom Kontext des Benutzers. Ist der Mitarbeiter aktuell unterwegs und kann nur per Chat auf seinem Smartphone erreicht werden? Ist der Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz und telefonisch erreichbar? Ist er in einem Meeting?

Für diesen Zweck nutzt ein UCC-System verschiedene Statusinformationen des Benutzers. Z.B. seinen aktuellen Standort, seinen Kalender, sein aktuell verwendetes Gerät. Auf der Basis dieser Informationen kann es automatisiert Nachrichten über den bevorzugten Kanal an den Benutzer zustellen. Alternativ können seinen Kollegen diese Statusinformationen einsehen und selbständig den optimalen Kommunikationskanal auswählen.

 


 

 

UCC Software – Microsoft Lync und Skype for Business Alternativen

UCC Alternativen Überblick

In diesem Artikel möchten wir unser Augenmerk auf Lösungen richten, welche günstig (teilweise gratis) im Internet verfügbar sind und sich so besonders für kleinere Unternehmen eignen. Wir möchten Sie aufmerksam machen auf Tools, welche uns selbst den Alltag extrem erleichtert haben und welche ohne grosse Aufwändungen in Betrieb genommen werden können.

Gemäss einem Artikel in der Netzwoche schrecken viele Unternehmen vor einer umfassenden All-in-One-Lösung zurück: Netzwoche-Artikel vom 24.02.2014

Die nachfolgend vorgestellten Lösungen machen Sie flexibler und sind unabhängig von einander einsetzbar.

UCC muss nicht einhergehen mit einer umfassenden All-in-One-Lösung

 


 

Alternative UCC Software im Detail

Nach der Produktauflistung in den einzelnen UCC-Disziplinen, möchten wir die einzelnen Produkte mit ihren jeweiligen Stärken detailliert vorstellen.

VoIP-One PBX

voipone-voipBeschreibung: VoIP-Telefonanlage auf Basis offener Technologien wie dem SIP-Protokoll. Verfügbar als Cloud-Lösung. Übernimmt das Management Ihrer Business-Telefonie.

UCC-Disziplinen: Telefonieren und Video-Telefonie über Tischtelefone, Funktelefone, Softphones und Smartphones. Kontextintegration über den CTI-Client und automatische Auflösung von Anrufernamen über das Online-Telefonbuch tel.search.ch. Präsenzanzeige von Mitarbeitern, welche im Gespräch sind oder “bitte nicht stören” auf ihrem Telefon aktiviert haben. Anzeige von Anrufen auf der eigenen Telefon-Tastatur, welche für Arbeitskollegen eingehen.

Kosten: Ab CHF 7.00 / Nebenstelle / Monat

www.voipone.ch/virtual-pbx

 

 

 

HipChat

ucc-voipone-hipchat-1Beschreibung: Instant-Messaging-Client für Unternehmen auf Basis offener Technologien wie dem XMPP-Protokoll und Integrationen für zahlreiche Dritt-Software wie Asana oder Facebook.

UCC-Disziplinen:  Private und Gruppen-Chats innerhalb vom Unternehmen. Detaillierte Präsenzanzeige inkl. Standort (Desktop oder Smartphone), individuellem Text-Status, Zustand des PCs (Ruhezustand). File-Sharing mit den Unternehmens-Kontakten. Desktop-Sharing und Video-Konferenzen mit den Unternehmens-Kontakten. Integration von Daten aus anderen Software-Anwendungen. Sehr plattformunabhängig und nutzbar auf sämtlichen Betriebssystemen als Desktop-, Mobile- und Web-Applikation.

UCC VoIP-One plus HipChatWir haben dieses Produkt selbst mit viel Freude im Einsatz, da es extrem übersichtlich gestaltet ist und innerhalb weniger Minuten in Betrieb genommen werden kann. Das Produkt kann neben einer Cloud-Version auch als interner Server im Unternehmen betrieben werden, wenn Sie Ihre Daten nicht im Ausland abgelegt haben möchten.

Kosten:

CHF 0.00 / Benutzer ohne Video und Desktopsharing.

CHF 2.00 / Benutzer / Monat inkl. Video und Desktopsharing.

www.hipchat.com

Skitch

UCC SkitchBeschreibung: Extrem benutzerfreundliche Software für Anmerkungen direkt auf dem Computer-Bildschirm.

UCC-Disziplinen: Anmerkungen (Annotations) auf dem Bildschirm auf eine so simple Art und Weise gelöst, dass Sie schneller sind als mit Stift und Papier an einem gemeinsamen Schreibtisch. 1 Mausklick, um einen Bildschirmausschnitt auszuwählen. Ein Mausklick für die Anmerkung. Ein Mausklick zum Versenden aus jeder Anwendung heraus. Ohne Abspeichern und öffnen von Screenshot-Dateien irgendwo in Ihrem Dateisystem. Das Bedienkonzept ist unserer Meinung nach derart innovativ, dass es sogar das Desktop-Sharing in den meisten Fällen überflüssig macht. Hinzu kommt, dass die Software sogar auf mobilen Geräten wie iPhone oder iPad funktioniert. Eine Software, die wir auf keinem Gerät mehr missen möchten!

Kosten: Gratis

www.evernote.com/skitch

Google Calendar

UCC Google CalendarBeschreibung: Ein umfangreicher Online-Kalender, welcher auf verschiedensten Plattformen (Windows, Mac, Mobile, Web) eingebunden werden kann. Freigabe von Kalender-Daten für andere Mitarbeiter.

UCC-Disziplinen: Präsenzanzeige auf Basis von Kalenderdaten. Zeigen Sie Ihren Kollegen über die Freigabeoptionen, wann Sie in einem Meeting besetzt oder in den Ferien sind. Diese können so z.B. bei eingehenden Anrufen von Kunden direkt informieren, wann Sie wieder verfügbar sind.

Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer

www.google.com/calendar

Dropbox

UCC dropbox.comBeschreibung: Online-Speicher mit zahlreichen Möglichkeiten zur schnellen Freigabe von Dateien.

UCC-Disziplinen: Komfortables File-Sharing zwischen mehreren Benutzern. Mit wenigen Klicks haben Sie Dateien und Ordner für zusätzliche Personen freigegeben. So können Sie beispielsweise sehr effizient gemeinsam auf Dateien und Bilder zugreifen. Man kann Dropbox auch beschreiben als einen USB-Stick, auf den über das Internet alle Personen zugreifen können, welche wir dazu eingeladen haben.

Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer

www.dropbox.com

Google Docs

UCC Google DocsBeschreibung: Das Office-Paket von Google. Inklusive Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen. Direkt in Ihrem Webbrowser und als Apps für mobile Geräte.

UCC-Disziplinen: Als Mehrbenutzer-Office-Tool können Sie jederzeit mit mehreren Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Sie sehen, wer gerade alles online am Dokument arbeitet und können sich live austauschen. Sie müssen nie mehr fragen: Hast Du die Datei noch geöffnet? Hast Du Deine Ergänzungen bereits abgespeichert? Kann ich die Datei weiterbearbeiten? Die Google-Anwendungen sind kompatible mit Microsoft Office. So können Sie z.B. Excel-Dateien importieren und exportieren.

Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer

www.google.ch/intl/de/docs/about/

slack

UCC slackBeschreibung: Ähnlich wie HipChat ein Instant-Messaging-Client für Unternehmen, welcher zahlreiche externe Dienste in die Chatplattform integriert. Das Ziel der Plattform ist es, eine zentrale Schnittstelle für alle Informationen im Unternehmen zu schaffen. Wir haben uns aktuell für HipChat entschieden, da slack in unseren Augen weniger übersichtlich ist und vor allem wesentlich weniger Möglichkeiten bei der Präsenzstatus-Anzeige bietet. Zum aktuellen Zeitpunkt (Dez. 2015) sind Video und Desktop-Sharing ausserdem noch nicht vollständig verfügbar.

UCC-Disziplinen: Private und Gruppen-Chats innerhalb vom Unternehmen. File-Sharing zwischen den Kontakten. Rudimentäre Präsenzanzeige. Integration von Daten aus anderen Software-Anwendungen.

Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer

www.slack.com

join.me

UCC join.meBeschreibung: Innovative Plattform für Video-Konferenzen und Desktop-Sharing. Uns gefällt ganz besonders die Darstellung der einzelnen Teilnehmer bei Video-Konferenzen mit mehreren Personen. Auch ist das Einladen von Personen zu einer Video-Konferenz wahnsinnig effizient gelöst, so dass man sehr schnell starten kann.

UCC-Disziplinen: Video-Konferenzen und Desktop-Sharing.

Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer

www.join.me

 

 

Zusatz: Web-Software

Die nachfolgenden Lösungen lassen sich nicht direkt als UCC-Software bezeichnen. Als webbasierte Software-Lösung mit starkem Focus auf standortunabhängige Zusammenarbeit erleichtern diese Tools trotzdem extrem unseren Büro-Alltag. Daher möchten wir Ihnen diese als kleinen Zusatz vorstellen. Ein Blick darauf lohnt sich in jedem Fall.

Trello

UCC trelloBeschreibung: Vereinfacht gesagt bietet Trello webbasierte “ToDo”-Listen. Es ist als Web- und Mobile-Software verfügbar und integriert zahlreiche externe Plattformen wie Dropbox.

(UCC)-Disziplinen: Trello bietet im Bereich der Kooperation eine wunderbare Möglichkeit, um mit verteilten Teams gemeinsam Projekte zu verwalten. Mit Hilfe der “Boards”, “Listen” und “Karten” können Sie all Ihre Aufgaben organisieren und mit Team-Mitgliedern teilen. Trello informiert Sie per E-Mail über Änderungen. So sehen Sie z.B., wenn ein anderes Team-Mitglied eine neue Aufgabe für Sie hinzugefügt hat. Sie sehen, wer gerade an was arbeitet. Sie können ausserdem mit Checkllisten, Bildern und Dateien arbeiten. So reduziert Trello den Kommunikations-Bedarf via E-Mail, Chat oder Telefon massiv. Es ist als Projekt-Management-Tool für agile Projekte sehr gut geeignet. Dank der Mobile-Apps ist es auch für das Brainstorming in kreativen Momenten fern ab vom Arbeitsplatz optimal geeignet.

Kosten: Ab CHF 0.00 / Benutzer

www.trello.com

bexio

UCC bexioBeschreibung: bexio ist eine webbasierte Auftragsverwaltung für Schweizer KMU.

(UCC)-Disziplinen: Produkte erfassen, Offerten schreiben, Rechnungen ausstellen. Kinderleicht über eine ortsunabhängige Webanwendung und gemeinsam mit Ihren Team-Mitgliedern (Kooperation). All dies ermöglicht bexio vor allem Kleinunternehmen und schon ab 1 Mitarbeiter. Wir nutzen die Software seit vielen Jahren und haben uns dafür entschieden, weil wir unabhängig von Betriebssystemen sein wollten und keine Zeit hatten, uns um Backups und Server für eine grössere Auftragsverwaltung zu kümmern. Darüber hinaus empfanden wir die Software als so benutzerfreundlich, dass keinerlei Schulung notwendig war. Heute wissen wir unter anderem zu schätzen, dass wir mit mehreren Personen gleichzeitig an Offerten arbeiten können.

Kosten: Ab CHF 29.00 / Monat

www.bexio.com

 


 

Fazit

Sieht man sich die Liste der UCC-Tools in den unterschiedlichen Kategorien genauer an, so fällt auf, dass die meisten Funktionalitäten mit einigen wenigen Tools abgedeckt werden können. So erhält man eine alternative UCC-Lösung beispielsweise aus dieser Kombination:

  1. VoIP-One PBX für Telefonie, Video-Telefonie, Kontextintegration.
  2. HipChat für Chat, Desktop-Sharing, Präsenzinformationen, File-Sharing.
  3. Skitch für den grössten Teil der im Büroalltag benötigten Kooperation und Interaktion.

So erhalten Sie in jedem Bereich ein Produkt, welches voll auf die jeweilige Aufgabe spezialisiert ist. Trotzdem ergänzen sich die Produkte optimal, sind innerhalb kürzester Zeit in Betrieb genommen und auf verschiedensten Geräte-Plattformen vollwertig nutzbar. Kostengünstig und nachhaltig.

 

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