Auto-Call-Recorder, Ländersezifische Wählregeln, Automatische Konfigurationsübernahme, erweiterte Filterfunktionen, erweiterte Statistikfunktionen, erweiterte Sicherheitsfunktionen, neue Telefonmodelle
Heute stellen wir Ihnen die Funktionen vor, welche wir in unserer neuesten Software-Version 1.11 der VoIP-One-PBX für Sie entwickelt haben. Die Funktionen machen die Zusammenarbeit in Teams mit verteilten Standorten noch komfortabler, bieten professionelle Callcenter-Funktionalitäten direkt aus der Cloud und helfen Ihnen bei der Archivierung wichtiger Telefonate.
Auto-Call-Recorder
Wichtige Telefonate
Bei vielen Unternehmen gibt es Telefonate, deren Archivierung wichtig wäre. Insbesondere bei mündlichen Vertragsabschlüssen und Vereinbarungen, deren unkomplizierte Ablage sehr praktisch wäre.
Was ist ein Call-Recorder?
Für den beschriebenen Einsatzzweck wurden so genannte Call-Recorder entworfen. In der Vergangenheit waren dies komplett eigenständige Geräte, welche zwischen Telefonanlage und Telefonleitung geschaltet wurden. Die Geräte wurden für jeden Kunden individuell konfiguriert und über zusätzliche Software konnten anschliessend die aufgezeichneten Anrufe heruntergeladen werden.
Die Kosten für einen konventionellen Call-Recorder starten bei ca. 2’000 CHF für die Hardware plus Service-Arbeiten für die Inbetriebnahme und Wartung.
Wir haben nach einem Weg gesucht, wie wir diese Funktionen jedem KMU zur Verfügung stellen können, welches unsere Software nutzt.
Software Call-Recorder mit optionalem Auto-Recording
In unserem neuen Release wird diese Call-Recorder-Funktionalität nun erweitert. Neben der bekannten Funktion der fallweisen Aufnahme (am Snom-Tischtelefon durch drücken der bereits vorhandene “Record-Taste” während einem Telefonats, bei anderen Telefonmodellen durch Drücken von *1 während des Gesprächs) steht Ihnen ab sofort eine “Autorecordingfunktion” im Webinterface zur Verfügung.
Zusätzlich haben wir die eMail-Versandmöglichkeit erweitert: Sie können nach wie vor den Versand an die Voicemail-Adresse nutzen (wie in 1.9), jedoch können Sie alternativ eine gesonderte eMail-Adresse für den Versand von Gesprächsaufzeichnungen angeben. Damit können Sie Gesprächsaufzeichnungen und Voicemailnachrichten auf Ebene der eMail separieren.
Zusätzlich neu: Um gerade bei längeren Aufzeichnungen ein Überschreiten von allfälligen Postfachlimitierungen zu vermeiden, wird die Aufzeichnung jetzt nicht mehr als Datei, sondern als Link versendet, den Sie mit der eMail erhalten. Durch Anklicken des Links wird die Aufzeichnung von Ihrer Telefonanlage heruntergeladen.
Gesetzliche Rahmenbedingungen
In der Schweiz war es bislang nur erlaubt Gespräche aufzuzeichnen, wenn zuvor alle beteiligten Gesprächsparteien der Aufzeichnung zugestimmt haben. Dies entspricht unserer Meinung nach auch dem bevorzugten Vorgehen und einem anständigen Umgang mit seinen Gesprächspartnern.
Rein rechtlich gesehen ist es seit dem 01. März 2014 in der Schweiz allerdings auch zulässig, ohne vorgängige Information Telefonate aufzuzeichnen:
http://www.beobachter.ch/justiz-behoerde/gesetze-recht/artikel/telefongespraeche_achtung-aufnahme/
Länderspezifische Wählregeln
Was sind länderspezifische Regeln?
Bei einem abgehenden Anruf wissen Sie: Einen Teilnehmer aus der Schweiz erreichen Sie mit 012 345 67 89, ein internationales Gespräch – etwa nach Deutschland – führen Sie mit 0049 …
Was aber nun, wenn Teile Ihrer Mitarbeitenden gar nicht innerhalb der Schweiz für Sie tätig sind? Bis anhin mussten diese Mitarbeiter – auch wenn sie etwa in Deutschland oder Österreich arbeiteten, dennoch immer nach Schweizer Wählregeln wählen.
Die neue Funktion erlaubt nun, je Nebenstelle den “Länderstandort” zu definieren, so dass ein Mitarbeitender etwa in Deutschland sein Telefon benutzen kann, wie er es eben in Deutschland gewohnt ist, d.h. er wählt dann für einen Anschluss in Deutschland – z.B. Berlin – 030 …, für einen Schweizer Anschluss dann wie von ihm gewohnt 0041 ….
Und der Vorteil für Sie: Bei Versionswechsel müssen Sie nichts tun, gleiches gilt grundsätzlich für die Neuanlage von Nebenstellen: Der Standardwert “Schweiz” für die Wählregeln ist bei jeder Nebenstelle automatisch hinterlegt, so dass Sie nur dort optional anpassen müssen, wo es aus Sicht Ihrer ausländischen Mitarbeitenden sinnvoll ist.
Die landesspezifische Einstellung lässt sich ganz einfach bei jeder Nebenstelle über das neue Feld “Land” vornehmen:
Aktuell unterstützen wir folgende Länder:
- Schweiz
- Deutschland
- Österreich
- Liechtenstein
- Frankreich
- Italien
- Malta
Zusätzlich haben wir die Möglichkeit geschaffen, eingehende Rufnummern (Anrufernummer) neben dem bis anhin vorhandenen einheitlichen Schweizer Format auch im internationalen Format an die Telefone zu übertragen. Nutzen Sie diese Funktion dann, wenn Sie eine “gemischte Umgebung” von Nebenstellen aus verschiedenen Ländern haben. Dann sind eingehende Anrufe – unabhängig von der angerufenen Nebenstelle und deren Ländereinstellung – immer rückwahlfähig.
Automatische Konfigurationsübernahme
Bislang waren Sie es gewohnt, dass Sie nach Änderungen in der Weboberfläche eine “Übernehmen”-Button klicken mussten, um die geänderten Einstellungen auch in der Logik der Telefonanlage wirksam werden zu lassen.
Dieser Schritt konnte gerne einmal in Vergessenheit geraten und im Ergebnis kam es zu unerwünschten Seiteneffekten bis hin zu Fehlfunktionen der Anlage.
Diesem Problem haben wir mit einer Automatisierung Rechnung getragen: Änderungen, die Sie in der Webadministration vornehmen, werden nunmehr automatisch in die Anlagenkonfiguration übernommen.
Dies geschieht ein Mal je Minute, das heisst, das eine von Ihnen vorgenommene Änderung spätestens nach Ablauf einer Minute in der Anlage auch wirksam ist – und das ohne dass Sie einen gesonderten Click benötigen.
Erweiterte Filterfunktionen
VoIP-One unterstützt seit einiger Zeit sogenannte “Filter”, die dazu dienen, zeit- oder quellrufnummernbedingt den Anrufverlauf zu steuern. Dabei kommt den zeitbedingten Regeln besondere Bedeutung zu, gestatten sie doch, eine automatisierte Tag-/Nachtschaltung einzurichten.
Bis anhin war es jedoch nur möglich, einen Filter ausgehend von einer externen Rufnummer direkt anzusprechen. Das hat den Nachteil, dass bei Rufnummernblöcken (mehr als eine externe Rufnummer) bei an sich gleichen (Zeit)bedingungen entweder nur eine Nummer so gefiltert werden konnte, oder aber mehrere Filter angelegt werden mussten, die nahezu identisch waren.
Dieses Verhalten sollte geändert werden, so dass Filter übergreifend über die gesamten (oder mehrere ausgewählte) externe Rufnummern wirken können.
Dieses Problem konnten wir lösen, indem die Nebenstelle “Filter” eine neue Eigenschaft erhalten hat: “Vorabfilter”. Wird diese Eigenschaft angewählt, kann man einen entsprechenden Filter im eingehenden Routing für mehrere externe Rufnummern benutzen nach dem Motto: Leite Anrufe auf diese Nummer an Nebenstelle xy “via” (unter Berücksichtigung von) (Vorab)Filter “z”.
Damit erhalten unsere Kunden einen wesentlichen Mehrwehrt, da die verschiedenen externen Rufnummern respektive internen Endstellen in aller Regel den fachlich gleichen Filterregeln unterworfen sind.
Erweiterte Statistikfunktionen
VoIP-One unterstützt seit einiger Zeit Anrufstatistiken, die bis anhin jedoch unter Nutzung entsprechender Standardfunktionen eher rudimentär waren. U.a. war nicht (direkt) erkennbar, ob ein einkommender Anruf extern weitergeleitet wurde oder aber von einer anderen als der ursprünglich angerufenen Nebenstelle angenommen wurde (Rufheranholung / Pickup). Ähnliche Effekte in der Zuordnung ergaben sich bei Ringrufen und Anrufen aus Warteschlangen.
Aufgrund zahlreicher Anfragen zu detaillierteren Informationen über die getätigten Anrufe sollten die hier vorhandenen Möglichkeiten entscheidend verbessert werden.
Durch Einsatz neuester Technologien im Bereich des Telefonanlagen-Backends ist es gelungen, deutlich mehr Informationen über den Anrufablauf zu erheben und für unsere Kunden zugänglich zu machen. Dabei wird jetzt nicht nur der Zustand “Weitergeleitet” neu abgebildet, sondern es ist – bei Export der Daten – auch erkennbar, ob etwa ein einkommender Anruf nicht durch den ursprünglich Angerufenen, sondern durch einen Dritten angenommen wurde.
Erweiterte Sicherheitsfunktionen
Die Sicherheit der Kommunukation unserer Kunden – insbesondere auch hinsichtlich der Aspekte finanzieller Missbrauch oder Sabotage – ist VoIP-One ein permanentes Anliegen.
Leider stellen wir – wie die gesamte Branche – fest, dass sich Angriffe auf die Internetinfrastruktur, deren Teil unsere Telefonielösungen sind, häufen. Wir haben deshalb – auch in fachlicher Diskussion mit anderen VoIP-Providern – weiterführende Massnahmen ergriffen, um Angriffe nicht nur möglichst frühzeitig zu erkennen, sondern auch wirksam proaktiv zu verhindern.
Die bereits von uns eingesetzte Firewalltechnologie auf unseren Telefonanlagen wurde um zusätzliche, durch unsere Kunden konfigurierbare Funktionen erweitert:
- Die Anlage kann in den Systemeinstellungen jetzt so eingestellt werden, dass sie nur mehr Anmeldungen als Nebenstelle (und Rufaufbauten als Nebenstelle) von IP-Adressen bestimmter Regionen dieser Welt akzeptiert, im “strengsten” Fall akzeptiert die Anlage nur Nebenstellen, die sich mit einer IP der Schweiz anmelden.
- Die Anlage kann je Nebenstelle auf eine IP eingeschränkt werden, die als “exklusive” Anmelde-IP erlaubt ist – bei gehosteten Anlagen wäre das dann die entsprechende externe IP des Telefons
- Zugriffe auf die Telefonanlage aus bestimmten – für Angriffe typische – Länder und IP-Netzwerke werden grundsätzlich unterbunden, die jeweilig aktive Liste stellen wir unseren Kunden auf Wunsch gerne zur Verfügung.
- Zugriffe auf die Telefonfunktion werden zusätzlich daraufhin überprüft “wer” sich anmeldet: Jeder Client schickt eine bestimmte “Signatur”, von der es einige typisch für Angriffe genutzte gibt. Diese werden von vornherein von uns blockiert. Die Nutzung regulärer, von uns unterstützter Clients wird dadurch in keinster Weise beeinträchtigt. Die Liste blockierter Signaturen stellen wir unseren Kunden auf Wunsch gerne zur Verfügung
Erhöhte Sicherheit bedeutet im Zweifel auch: Einschränkung der Freiheit.
Wenn Sie also etwa eine Nebenstelle auf eine Anmelde-IP einschränken und dann etwa das entsprechende Telefon an einem anderen Ort (etwa: HomeOffice statt Geschäft) anschliessen, wird ein Anmeldeversuch scheitern (da er als Angriff interpretiert wird und Ihre IP zunächst einmal gesperrt wird). Für solche “versehentliche” Blockierungen stehen wir Ihnen natürlich mit unserem Support zur Verfügung.
Unterstützung für neue Telefone und zusätzliche Funktionen für Telefone
Mit einer unabhängigen VoIP-Lösung, welche auf offenen Standards basiert, können Sie von den aktuellsten Produkte-Neuheiten profitieren, ohne gleich die ganze Telefonanlage auswechseln zu müssen. Ab sofort sind das neue Snom D745 sowie die aktuellen Modelle von Yealink und Panasonic in unsere Anlage integriert.
Darüber hinaus ist es jetzt möglich, die Analogadapter von Cisco und die Funktelefone von Spectralink und Gigaset (Modell N510) direkt über die Anlage zu konfigurieren.
Gleichzeitig haben wir für die bereits unterstützten Modelle von Mitel (AAstra) eine wesentliche Verbesserung eingebracht: Die DND (Ruhe vor dem Telefon) Funktionalität wurde so angepasst, dass auch bei Mitel – wie von anderen Tischtelefonen von Snom oder Yealink gewohnt – der DND-Status in der Anlage einerseits und auf anderen Telefonen andererseits angezeigt werden können.
Das neu unterstützte Snom D745 bietet folgende Besonderheit:
- Direktwahltasten werden direkt über das vorhandene Telefon-Display beschriftet!
Darüber hinaus bietet Ihnen das neu unterstützte Telefon Yealink T48G / T48S:
- Touchbedienung
Wir informieren unsere Kunden wie üblich per E-Mail über den Update-Termin, so dass Sie wissen, ab wann Sie die neuen Funktionen nutzen können. Die Bedienung der neuen Funktionen werden Ihnen in unserem Handbuch genauer erläutert.
Für ergänzende Information rufen Sie uns an (+41 71 913 05 90) oder schreiben Sie uns: support@voipone.ch
Weiterhin flexible Kommunikation wünscht Ihnen
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